Wiesbaden, Dezember 2002
Christoph Müller
VFH Wiesbaden, FB Polizei
Studiengruppe: 2/2001/01
Matrikelnummer: 015820



Führungslehre

Hauptstudium

Dozent: Haag

Referat zum Thema

"Selbstmanagement"



Inhalt

Vorwort

Einleitung

Hauptteil

Schluss

Erklärung

Quellennachweis


--- Dieses Referat ist Teil eines Vortrages über "Selbstmanagement - Zeitmanagement und Stress". Die Teile "Zeitmanagement" und "Stress" wurde von einer Kollegin und einem Kollegen ausgearbeitet und vorgetragen und gingen diesem Referat voraus. ---

Zeitmanagement, Seiwert

Vorwort

Nachdem ihr jetzt schon etwas über Stress, Stressabbau und Stressvermeidung gehört habt und die Möglichkeiten des Zeitmanagements, möchte ich nun noch einen Schritt weiter gehen und euch Möglichkeiten des Selbstmanagements vorstellen. Zeitmanagement ist dabei eine Voraussetzung, die in allen Bereich anzuwenden ist, Grundlage für diesen Teil des Referats ist das Buch "Selbstmanagement" von Lothar J. Seiwert.

Selbstmanagement, Seiwert

Einleitung

Die zentrale Frage beim Zeitmanagement lautet: Wie nutze ich meine Zeit effektiv? Die Frage, die sich beim Selbstmanagement stellt ist: Wie manage ich mich selbst? Es gilt also über die tägliche Arbeitszeit hinaus auch seine übrige, private Zeit zu gestalten. Ziel bleibt dabei sowohl die Arbeitsleistung zu verbessern als auch das persönliche Wohlbefinden zu steigern.

Die Perspektive vergrößert sich aber beim Selbstmanagement. Während beim Zeitmanagement der Tagesablauf effektiv gestaltet werden soll, geht es beim Selbstmanagement weiter und umfasst längere Zeit- und Planungsperioden, Wochen-, Monats-, Quartals- und Jahresplanungen. Und dabei geht es nicht nur um die eigene Arbeit, sondern greift auch in die Arbeit anderer mit ein, z. B. durch Delegation oder Arbeiten in einem Team.

Selbstmanagement ist dabei nicht nur eine Arbeitstechnik, um seine eigene Arbeit effizienter zu gestalten, sondern auch einer Führungstechnik, um die Arbeit mit Kolleginnen oder Kollegen, bzw. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu verbessern. Es zielt letztendlich darauf ab, die Managementeffizienz zu erhöhen. Wenn hier von Managementeffizienz gesprochen wird, meint dies Arbeitseffizienz und Führungseffizienz.

Hauptteil

Selbstmanagement wird bei Seiwert in 6 Bereich gegliedert:

  1. Zielsetzung,
  2. Planung,
  3. Entscheidung,
  4. Realisation und Organisation,
  5. Kontrolle und
  6. Information und Kommunikation, die alle Bereich ständig wieder miteinander verbinden.

Zielsetzung

Die Zielsetzung umfasst nicht nur den Arbeitsbereich im engen Sinne, sondern auch den persönlichen und privaten Bereich. Es stellt sich die Frage, was möchte ich beruflich, persönlich und privat erreichen. Hinzu kommt noch der Aspekt, innerhalb welchen Zeitraumes möchte ich das jeweilige Ziel erreichen. Ziel und Zeitpunkt sollte so konkret festgelegt werden, das später eine Kontrolle möglich ist, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht.

Nachdem man sich Gedanken gemacht hat was und bis wann man etwas erreichen will, kommt als nächstes die Frage, wie kann ich das jeweilige Ziel erreichen. Welche Mittel brauche ich dazu, an Sachmitteln, an Zeit, Personal und Geld. Stehen die Mittel nicht zur Verfügung würde hier bereits ein neuer Prozess beginnen, der Beschaffung der jeweiligen Ressourcen. Dies wäre ein Teilziel im Rahmen des übergeordneten Ziels.

Planung

Hier zeigt sich schon, dass verschiedene Vorgänge ineinander verwoben sind und von einander abhängen. Es wird erforderlich Zeitabläufe zu planen, d. h. zu koordinieren. Letztendlich soll Zeitplanung dazu führen, dass sich der Zeitaufwand für eine Aufgabe insgesamt verringert. Durch mehr Zeit in der Planung gewinnt man bei der Durchführung und Umsetzung der Aufgabe bzw. des Ziels.

Planung dient dazu innerhalb eines festgelegten Zeitraumes möglich viel zu erreichen - Maximalprinzip - bzw. ein vorgegebenes Ziel mit geringstem (Zeit-)Aufwand zu verwirklichen - Minimalprinzip -.

Die Planung sollte schriftlich fixiert werden, die Endzustände sowie auch der Endtermin sollte dargelegt werden. Nicht erfüllte Aufgaben sollte in den nächsten Planungszeitraum übertragen werden. Die Notwendigkeit von Aufgaben sollte regelmäßig überprüft werden.

Entscheidung

Sehr schnell wird man in eine Situation kommen, in der mehrere Aufgaben vor einem liegen und man schließlich entscheiden muss, in welcher Reihenfolge gehe ich die Dinge an. Welche Tätigkeiten bringen mich meinem Ziel am nächsten, womit erreiche ich den größten Fortschritt. Nach dem "Pareto-Prinzip" kann man mit 20% Aufwand bereits 80% des Zieles erreichen. Diese Tätigkeiten sollte man bevorzugt angehen, sie werde als A-Aufgaben bezeichnet. Bei den B-Aufgaben ist der Aufwand und der Ertrag etwa gleich, während bei C-Aufgaben einem relativ großen Aufwand ein geringer Ertrag gegenüber steht. Man spricht hier von einer ABC-Analyse.

Ein weiteres Hilfsmittel mit dem man Aufgaben ordnen kann, ist das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem amerikanischen General und US-Präsidenten. Er hat Dinge 1. nach Wichtigkeit und 2. nach Dringlichkeit klassifiziert. Daraus ergeben sich 4 verschiedene Arten von Tätigkeiten:

  1. Dinge, die dringlich und wichtig sind - diese sollte man selbst und sofort tun,
  2. Dinge, die nicht dringlich aber wichtig sind - diese sollte man terminieren oder delegieren,
  3. Dinge, die dringlich, aber nicht wichtig sind - diese sollte man delegieren und
  4. Dinge, die nicht wichtig und nicht dringlich sind - diese sollte man in den Papierkorb werfen.

Delegation

Wenn eine Aufgabe delegiert wird, soll man sich über die nachfolgenden Fragen Gedanken machen,

  • was soll getan werden?
  • wer soll es tun?
  • warum soll er/sie es tun?
  • wie soll er /sie es tun?
  • wann soll die Aufgabe erledigt sein?

Die Einhaltung der Vorgaben muss kontrolliert werden. Delegierte Aufgaben sollte man in einer Liste erfassen, um den Überblick über die entsprechenden Termin zu behalten. Auch wenn man Arbeit delegieren kann, so bleibt doch die Gesamtverantwortung für die entsprechende Aufgabe bei einem selbst.

Realisation und Organisation

Man könnte diesen Bereich auch Durchführung nennen. Hier kommen voll die Prinzipien des Zeitmanagements zum tragen, Tagesplan, Wochenplan, Leistungskurve und Störkurve. Darauf brauche ich nicht mehr einzugehen. Man kann sich zur Arbeitsentlastung zusätzlich vier Fragen stellen, mit vier entsprechenden Maßnahmen:

Entscheidungsfragen
Maßnahmen
Warum überhaupt?
Eliminieren
Warum gerade ich?
Delegieren
Warum ausgerechnet jetzt?
Terminieren
Warum in dieser Form?
Rationalisieren


Kontrolle

Kontrolle dient dazu den Arbeitsprozess und die Arbeitsabläufe zu verbessern, Soll- und Ist-Zustand werden verglichen. Daraus resultierend werden Fehler und Fehlentwicklungen korrigiert. Dies geht natürlich nur, wenn man in der Phase der Zielsetzung, Planung und Entscheidung klar, schriftlich fixiert hat, was und wann etwas erreicht sein soll.

Ursachen, warum eine Aufgabe nicht erfüllt wurde, bzw. nicht erfüllt werden konnte, werden so erkannt und können beseitigt oder verringert werden. Was konnte erreicht werden, welche Störungen sind aufgetreten, wozu wurde Zeit verwendet oder verschwendet?

Die Erkenntnisse daraus können in die Planung der nächsten Planungsperiode einfließen, nächster Tag, nächste Wochen usw., nächstes Projekt. Durch das Erkennen von Fehlerquellen und Störfaktoren kann die Arbeit erleichtert werden und die Motivation erhöht werden.

Man sollte sich von der etwas negativen Einstellung zur Kontrollen verabschieden. Kontrolle dient nicht dazu, den anderen bloß zu stellen oder dessen Arbeit zu kritisieren, sondern um Fehler oder Engpässe zu entdecken und Abläufe zu verbessern. Jeder sollte sich selbst kontrollieren in der Anwendung der Mittel des Zeit- und Selbstmanagements unabhängig von einer Kontrolle durch Außenstehende.

Information und Kommunikation

Information und Kommunikation ist das Band, dass die 5 bisherigen Elemente zusammenführt und zusammenhält. Information und Kommunikation findet zu jedem Zeitpunkt eines Prozesses statt und dient der permanenten Abstimmung, Koordination und Verbesserung. Dabei kann auch die Art und Weise der Kommunikation zeitsparend durchgeführt werden.

Besprechungen sind die größten Zeitfresser. Sie sollten thematisch und im Ablauf vorgeplant werden. Besprechungen sollten pünktlich beginnen und entsprechend dem Zeitplan enden. Ergebnisse sollten in einem Protokoll fixiert werden, Entscheidungen und Aufträge sollten von allen verstanden sein, um Missverständnisse auszuschließen. Ergebnisse und Aufträge sollten termingerecht überprüft werden.

Auch Telefonieren nimmt ein großes Zeitkontingent in Anspruch und ist eine häufige Störquelle. Man spart Zeit, wenn man mehrere Telefonate zu einem Block zusammenfasst. Auch auf Telefonate sollte man sich gedanklich vorbereiten und die Gesprächsergebnisse kurz notieren. Es ist hilfreich schon zu Beginn zu sagen, worum es einem geht, um dann zu Einzelheiten zukommen. Auch sollte man sein Telefonat zu Ende bringen, wenn man das Ziel des Telefonats erreicht hat.

Sowohl beim Telefonieren als auch bei Besprechungen sollte man sich immer vorher fragen, ist es notwendig oder kann ich den gleichen Effekt auch anders erreichen.

Ein weiterer Bereich ist der Umgang mit Besuchern. Es wird empfohlen feste Zeiten einzurichten in denen man für Mitarbeiter und Besucher für persönliche Gespräche zur Verfügung steht. Soweit man eine Sekretärin oder Vorzimmer hat, soll die Planung dort vorgenommen werden. Von dem Gedanken jederzeit erreichbar zu sein sollte man sich verabschieden. Es ist besser die Mitarbeiter in ihren Büros aufzusuchen und für Fragen zur Verfügung zu stehen.

Im Umgang mit der täglichen Post kann auch viel Zeit gewonnen bzw. vergeudet werden. In der Post sind meist keine so wichtigen Informationen, dass sie morgens als erstes erledigt werden muss. Man sollte sich auch die Frage stellen, was passiert, wenn ich einen Brief nicht schreiben oder nicht beantworte. Wenn die Antwort lautet "so gut, wie nichts", sollte man dementsprechend damit verfahren. Man sollte sich eine kurze und schnelle Beantwortung angewöhnen. Ähnlich wie beim Telefonieren, kann man auch die Bearbeitung mehrere Briefe, zu einem Zeitblock zusammenfassen.

Damit möchte ich meine Ausführungen zum Thema "Selbstmanagement" zunächst beenden, bevor ich zum Schluss komme und die Perspektive noch etwas vergrößern möchte.

Bestehen bis hierher Fragen?

Schluss

Selbstmanagement geht schon erheblich weiter als reines Zeitmanagement und beachtet neben beruflichen auch persönliche und private Zielsetzungen. Es bleibt aber eine rein rational, kognitiv ausgerichtet Vorgehensweise. In seinem Buch "Life-Leadership" rät Seiwert deshalb zu "Courage" Dinge selbst anzugehen, zu "Intuition" und "Charakterstärke" in der Durchführung mit dem Ziel letztendlich "Ruhe und Gelassenheit" zu entwickeln. Insgesamt ein Leben in Balance zu führen.

Man könnte dies schon fast als Lebensauffassung bezeichnen, es kommt einer Religion schon sehr nahe. Nicht umsonst wird Seiwert auch als "der Zeitmanagement-Papst" bezeichnet. Ich möchte mich für eure Aufmerksamkeit bedanken und mit einer Frage zum Ende kommen: Was mache ich, wenn eine unangenehme Aufgabe die höchste Priorität hat?

- Ende -

Erklärung

Ich erkläre, dass ich dieses Referat selbstständig und ohne fremde Hilfe erstellt habe. Zitate sind besonders gekennzeichnet.

Wiesbaden, 19. Dezember 2002


(Christoph Müller)

Quellennachweis

Seiwert, Lothar J., 2000, Offenbach, Selbstmanagement (9. Auflage),
Seiwert, Lothar J., 2001, Frankfurt am Main, Life-Leadership


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